Новый Порядок предусматривает, что декларацию можно подать как на бумажном носителе, так и в электронном формате на сайте Роструда (обязательно должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью).
Срок подачи декларации — 30 рабочих дней с даты внесения информации о проведённой спецоценке условий труда во ФГИС СОУТ.
Если декларация соответствия будет составлена не по форме, утверждённой настоящим приказом, инспекция по труду отказывает в её принятии. Других оснований отказа Порядок не предусматривает.
Приказ № 406н также регламентирует ведение реестра деклараций соответствия. В нём содержатся сведения о действующих декларациях, о прекращении действия в отношении тех рабочих мест, на которых произошли несчастные случаи или были выявлены профессиональные заболевания.
В реестре обязательно должны содержаться следующие сведения о работодателе (юридическом лице или ИП): 
полное наименование; местонахождение работодателя и место осуществления деятельности; ИНН; ОГРН (ОГРНИП); полное наименование организации, проводившей СОУТ; перечень рабочих мест, в отношении которых подана декларация, с указанием их номеров и количества работников, занятых на этих РМ; реквизиты заключения эксперта организации, проводившей СОУТ; дата прекращения действия декларации (если наступили обстоятельства, в соответствии с которыми декларация стала недействительной).
Информация вносится в реестр в течение 15 рабочих дней с момента подачи данных на бумажном носителе или подписания заполненной электронной формы на сайте Роструда.
Поскольку декларация соответствия является бессрочной, подавать обновлённые данные надо будет только в том случае, если на рабочем месте существенно изменятся условия труда, произойдёт несчастный случай или будет выявлено профессиональное заболевание. И только после проведения СОУТ.
Сведения из действующих деклараций соответствия рабочих мест, поданных работодателями до вступления в силу приказа № 406н, должны попасть в реестр автоматически. Новые декларации сдавать не надо.
